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Kaufmännische Sachbearbeitung (m/w/d)
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work Teilzeit
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Kaufmännische Sachbearbeitung (m/w/d)
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Wir suchen Dich!

Ergotopia ist ein schnell wachsendes Unternehmen im Bereich eCommerce, Gesundheit und Büromöbel. Mit rund 50 hoch motivierten Mitarbeitern, Millionen von Lesern & Zuschauern unserer wissenschaftlich fundierten Gesundheitsinhalten sowie 100.000+ zufriedener Kunden unserer Ergonomie- und Büromöbelprodukten haben wir bereits einen großen Impact in unserer Vision erzielt: Die (Arbeits-)Welt “Happy, Healthy & Productive” zu gestalten!


Note: Diese Position ist in Darmstadt zu besetzen, aber auf Wunsch remote (standortunabhängig innerhalb Deutschlands) ausführbar. Präferiert Teilzeit im Stundenrahmen 25 - 30 Stunden. 

Deine Aufgaben

Als kaufmännische Sachbearbeitung (m/w/d) bildest Du die abteilungsübergreifende Schnittstelle zwischen Finance und der Auftragsverarbeitung und trägst zu einer reibungslosen Zusammenarbeit bei. Dabei unterstützt Du beide Teams tatkräftig im Backoffice und identifizierst Verbesserungspotenziale in bestehenden Prozessen. 


  • Forderungsmanagement: Kontenklärung und -bereinigung durch Überwachung offener Abrechnungen, Verbuchung von Zahlungseingängen und effiziente Steuerung des Mahnwesens
  • Kundenkorrespondenz: Ganzheitliche Koordination ausstehender Forderungen in telefonischer und schriftlicher Korrespondenz mit Kunden 
  • Schnittstellenkommunikation: Zusammenarbeit zwischen Finance und Auftragsverarbeitung durch (pro)aktive Kommunikation mit entsprechenden Schnittstellen
  • Backoffice: Erstellung von Ausgangsrechnungen sowie Gutschriften und Vorbereitung der Monats- und Jahresabschlüsse in crossfunktionaler Zusammenarbeit
  • Export: Gewährleistung eines reibungslosen Ausfuhrverfahrens durch die Vorbereitung von Ausfuhr- und Zollpapieren 
  • Auftragsabwicklung: Unterstützung in der ordnungsgemäßen Auftragsabwicklung, von Bestellungseingang bis hin zur Rechnungsstellung 
Dein Profil
  • Du kannst eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder einen vergleichbaren Studienabschluss vorweisen
  • Du bringst bereits erste fachliche Berufserfahrung in der Auftragssachbearbeitung oder im Rechnungsmanagement mit; E-Commerce und Startup Erfahrung ist ein Plus
  • Du verfügst über erste Kenntnisse in Zahldiensten wie Klarna oder Stripe sowie idealerweise im Umgang mit einem ERP-System
  • Du hast Spaß am Umgang mit Zahlen und zeichnest Dich durch einen sicheren Umgang mit Google Tabellen und Excel aus
  • Du bringst eine Arbeitsweise mit, welche organisiert, gewissenhaft und zugleich analytisch ist
  • Du überzeugst durch Deine Kommunikationsstärke und Lösungsorientierung 
  • Du sprichst und schreibst Deutsch auf verhandlungssicherem Niveau
Was wir Dir bieten
  • Die Chance, Deine Karriere in einem der wachstumsstärksten Office Furniture E-Commerce Start-Ups Deutschlands zu beginnen. 
  • Ein Team, welches wirklich ein Team ist. Spaß garantiert! Validiert durch Office Vibe und Kununu
  • Dein Beitrag auf dem Weg zu unserer Vision: Die (Arbeits)-Welt “happy, healthy & productive” zu gestalten
  • Edenred-Card mit 50 Euro steuerfreiem Sachbezug oder die Option auf Qualitrain ab Januar 2023
  • Ein monatliches Personal-Development-Budget, um Dich in Deinem Wachstum zu unterstützen
  • Company-Events, Afterwork Get Together sowie Teamevent-Budget auf Abteilungsebene
  • Büroausstattung mit ergonomischen Büromöbeln, Klimaanlage, Office Dog Policy sowie Snacks & Getränke 
  • Mitarbeiterrabatt auf unser Portfolio - auch für Friends & Family! 
  • Internes Mitarbeiterempfehlungsprogramm mit Incentivierung über Gehaltsbonus 
  • Flexible Arbeitszeiten und Hybridkultur (Office, Home Office)
Interessiert?

Wir freuen uns auf Deine aussagekräftige Bewerbung mit: 

  • Lebenslauf
  • Abschluss- & Arbeitszeugnisse